O Termo de Referência para aquisição de tênis escolar deve transformar a necessidade identificada pela Administração em uma descrição clara do que será contratado, como o produto será avaliado, entregue, recebido e fiscalizado.

Para isso, não basta copiar especificações de uma contratação anterior ou relacionar materiais e medidas. O documento precisa estar ligado ao planejamento da compra, à realidade dos estudantes, às condições de uso, à logística de distribuição e aos resultados esperados pelo órgão público.

Um bom Termo de Referência não é necessariamente o documento mais longo ou o que apresenta mais exigências. É aquele que contém informações suficientes, objetivas e justificadas para permitir que os fornecedores formulem suas propostas e que a Administração avalie se o produto ofertado atende à necessidade pública.

O que é um Termo de Referência?

O Termo de Referência, normalmente chamado de TR, é um dos documentos da fase preparatória da contratação de bens e serviços.

A Lei nº 14.133/2021 relaciona entre seus elementos a definição do objeto, a fundamentação da contratação, a descrição da solução, os requisitos, o modelo de execução, o modelo de gestão, os critérios de seleção, a estimativa de valor e a adequação orçamentária.

O TR deve apresentar a solução escolhida com precisão suficiente para orientar:

• a elaboração das propostas;
• a avaliação dos produtos ofertados;
• a execução do fornecimento;
• o recebimento dos bens;
• a fiscalização do contrato;
• a aplicação dos critérios de aceitação.

O Manual de Licitações e Contratos do TCU explica que o ETP e o Termo de Referência não se confundem. De maneira simplificada, o ETP analisa a necessidade e as possíveis soluções, enquanto o TR detalha a solução escolhida e estabelece como ela será contratada e acompanhada.

O que deve ser definido antes da elaboração do TR?

Antes de descrever o tênis, a equipe responsável precisa entender a necessidade que originou a contratação.

• Quem utilizará os calçados?
• Quais faixas etárias serão atendidas?
• Quantos estudantes precisam receber o produto?
• Qual é a grade estimada de numeração?
• Em quais condições os calçados serão utilizados?
• Haverá uso diário, atividades esportivas ou ambos?
• Quantos locais receberão os produtos?
• Qual é o prazo disponível para produção e entrega?
• Como serão tratadas as trocas de numeração?
• Quais resultados a Administração espera alcançar?

Essas informações influenciam quantitativos, materiais, construção, fechamento, logística, embalagem e critérios de recebimento.

Como descrever o objeto da contratação?

A definição do objeto deve informar claramente o que será adquirido. Uma descrição inicial pode identificar:

• tipo de calçado;
• público atendido;
• quantidades;
• grade de numeração;
• unidade de fornecimento;
• existência de lotes;
• necessidade de personalização;
• locais de entrega;
• prazo de fornecimento.

A descrição não deve ser construída a partir de um produto específico já escolhido. O ponto de partida deve ser a necessidade da Administração.

Características excessivamente particulares podem reduzir a competição sem produzir benefício proporcional. Por outro lado, descrições genéricas demais podem influenciar na qualidade e durabilidade além  de dificultar o julgamento. O equilíbrio está em estabelecer requisitos mínimos, verificáveis e relacionados ao desempenho esperado.

Como organizar as especificações técnicas?

Cabedal e materiais

O TR pode descrever a composição geral esperada, as áreas do calçado, o tipo de material e os requisitos de acabamento. Antes de estabelecer uma composição específica, a equipe deve avaliar qual função a característica desempenha, se ela é necessária, se existem soluções alternativas e como será verificada.

Expressões como “material de primeira qualidade” devem ser evitadas quando não vierem acompanhadas de critérios objetivos.

Solado: um dos pontos mais críticos da especificação

O solado merece atenção especial na elaboração do Termo de Referência. Ele representa uma parte relevante da estrutura e do custo do calçado, além de influenciar características como peso, flexibilidade, aderência, resistência, amortecimento e durabilidade.

Uma falha recorrente na descrição desse componente ocorre quando o órgão indica determinado material sem conhecer suas características, seu impacto na formação do preço ou a forma pela qual o requisito será comprovado.

Não basta, por exemplo, escrever apenas que o solado deverá ser produzido em poliuretano, EVA, borracha termoplástica ou PVC. Antes de escolher o material, a equipe de planejamento precisa avaliar:

• quais condições de uso o calçado deverá suportar;
• quais características de desempenho são necessárias;
• qual solução é compatível com o orçamento estimado;
• quais alternativas estão disponíveis no mercado;
• como o material especificado será comprovado;
• como será verificada a correspondência entre o produto avaliado e o produto entregue.

Principais materiais utilizados em solados

Entre os materiais encontrados no mercado de calçados estão o poliuretano (PU), o EVA, a borracha termoplástica, frequentemente identificada pela sigla TR, o micro PVC expandido e o PVC.

Esses materiais possuem composições, processos de fabricação e características diferentes. Dentro de uma mesma família também podem existir variações de densidade, dureza, expansão, formulação e desempenho. Por isso, não é tecnicamente seguro tratar todos os solados apenas pela aparência externa.

Em termos gerais, estudos da indústria calçadista associam PVC e TR a soluções de custo mais reduzido e EVA e PU a aplicações de maior sofisticação. Essa referência, porém, não deve ser utilizada como uma tabela fixa de preços. O custo efetivo depende da formulação, do projeto do solado, do processo produtivo, da quantidade e das condições do mercado.

O objetivo do Termo de Referência não deve ser escolher automaticamente o material mais caro, mas identificar qual solução atende adequadamente à necessidade da Administração e se mostra compatível com o orçamento da contratação.

A especificação do solado deve corresponder ao orçamento

Se o órgão especificar um solado de PU, mas formar seu preço de referência a partir de produtos confeccionados com materiais de custo e características diferentes, poderá criar uma contratação incompatível com a realidade do mercado.

Nessa situação, fornecedores que tenham orçado o material efetivamente especificado podem disputar com propostas baseadas em soluções diferentes e potencialmente mais econômicas. Sem critérios de comprovação, o julgamento pelo menor preço pode deixar de comparar produtos equivalentes.

Por isso, a pesquisa de preços deve utilizar objetos comparáveis. As empresas consultadas precisam receber a mesma especificação que será utilizada na contratação, especialmente quanto ao material e às características relevantes do solado.

Como comprovar o material do solado?

A aparência visual, isoladamente, pode não ser suficiente para diferenciar materiais de composição e acabamento semelhantes. Quando a composição do solado for um requisito relevante para o desempenho, para a durabilidade ou para a formação do preço, o órgão deverá definir uma forma objetiva e proporcional de comprovação.

Conforme a necessidade e a regulamentação aplicável, essa comprovação pode envolver ficha técnica, identificação de composição, relatório de ensaio ou análise laboratorial realizada segundo método tecnicamente adequado.

Há referências técnicas específicas para identificação do material-base de componentes plásticos utilizados em calçados. O método, o documento exigido, o resultado esperado e o momento de apresentação devem estar claramente definidos no Termo de Referência e no edital.

A exigência não deve ser genérica. O documento precisa esclarecer:

• qual componente será analisado;
• qual material deverá ser identificado;
• qual método de ensaio ou forma de comprovação será aceito;
• quem deverá emitir o documento;
• em qual momento ele será apresentado;
• como o órgão verificará que o resultado pertence ao modelo ofertado.

Vinculação entre o relatório e o solado entregue

Além de verificar o resultado técnico, a Administração precisa confirmar se o relatório apresentado corresponde efetivamente ao solado do modelo ofertado.

O documento pode prever elementos de rastreabilidade, como identificação do modelo, descrição do componente, fotografias, código da amostra e outras informações capazes de relacionar o material analisado ao produto apresentado.

Durante o recebimento, também deve ser verificado se o solado entregue mantém correspondência com o modelo e com a documentação anteriormente aceita. Uma fotografia ajuda na rastreabilidade, mas não substitui, por si só, a identificação técnica da composição.

Esse cuidado fortalece o julgamento objetivo: todos os fornecedores passam a competir com base no mesmo requisito, utilizando formas de comprovação previamente conhecidas.

Sistema de fechamento

Cadarço, velcro e outras soluções podem ter impactos diferentes conforme a faixa etária e a autonomia dos alunos. A escolha deve ser coerente com o público e registrada de forma objetiva.

Numeração e dimensões

A grade de numeração é um ponto operacional importante. O TR pode prever a faixa de tamanhos, o método de confirmação da grade, o prazo para apresentação dos quantitativos definitivos e o procedimento de troca.

Conforto do calçado: por que não basta uma avaliação visual?

O conforto é um requisito especialmente importante na aquisição de tênis escolar. O produto será utilizado por crianças e adolescentes durante atividades diárias, deslocamentos e, em muitos casos, práticas recreativas ou esportivas.

Apesar disso, o conforto não deve ser avaliado somente pela aparência do produto, pela maciez percebida ao toque ou por uma breve experimentação da amostra. Essas impressões são subjetivas e não permitem analisar, de forma completa, o comportamento do calçado pronto durante o uso.

A equipe de planejamento deve definir o que espera do produto e como o atendimento a esse requisito será demonstrado. Quando o conforto for uma característica relevante da contratação, é recomendável avaliar a necessidade de comprovação técnica baseada em métodos reconhecidos.

O que é a ABNT NBR 14834?

A ABNT NBR 14834 é uma referência técnica brasileira voltada à avaliação do conforto do calçado. Ela deve ser consultada sempre em sua edição vigente, juntamente com os métodos de ensaio relacionados aos parâmetros considerados na avaliação.

A análise de conforto pode envolver diferentes aspectos do comportamento do calçado pronto, como massa, distribuição da pressão plantar, temperatura interna, amortecimento, movimento do pé durante a marcha e percepção do calce, conforme os métodos técnicos aplicáveis.

Esses parâmetros não devem ser interpretados isoladamente pelo agente de contratação. O relatório precisa apresentar o produto avaliado, os métodos utilizados, os resultados encontrados e a classificação obtida segundo os critérios aplicáveis.

Como o conteúdo integral das normas técnicas é protegido e pode passar por revisões, o Termo de Referência deve indicar a norma e sua edição vigente sem reproduzir requisitos de maneira incompleta ou desatualizada.

Por que avaliar o conforto do calçado pronto?

Um tênis é formado pela interação entre cabedal, forros, palmilhas, estrutura, sistema de montagem e solado. Analisar apenas um componente não demonstra necessariamente o comportamento do conjunto depois de montado.

Por isso, quando o objetivo for avaliar o conforto do produto que será utilizado pelos alunos, a comprovação deve corresponder ao calçado pronto e ao modelo efetivamente ofertado.

Um relatório relativo a outro modelo, a outra construção ou a uma combinação diferente de componentes pode não representar o desempenho do produto apresentado na licitação.

Como tratar laudos e relatórios de ensaio?

Laudos e relatórios de ensaio podem apoiar a Administração na verificação de características que não são avaliadas adequadamente apenas por inspeção visual.

Entretanto, não basta solicitar genericamente um “laudo de conforto”. O Termo de Referência e o edital precisam estabelecer, de maneira proporcional e objetiva:

• qual característica deverá ser comprovada;
• qual norma e edição vigente serão utilizadas;
• quais métodos de ensaio são aplicáveis;
• qual produto deverá ser submetido à avaliação;
• qual resultado ou classificação será aceito;
• quem poderá emitir o relatório;
• em qual momento o documento será apresentado;
• como será confirmada sua vinculação com a amostra e o produto entregue.

Também é necessário diferenciar relatório de ensaio, laudo técnico, certificação, acreditação e declaração de conformidade. Esses documentos possuem funções distintas e não devem ser tratados como equivalentes.

A acreditação, segundo o Inmetro, é o reconhecimento formal da competência de um organismo para realizar determinadas atividades. A eventual exigência de laboratório acreditado deve considerar o ensaio, o escopo da acreditação, o risco da contratação e a regulamentação aplicável.

O relatório precisa corresponder à amostra apresentada

Um dos principais pontos de atenção é a vinculação entre o relatório de conforto e o produto apresentado na licitação.

O órgão deve conseguir verificar que o modelo ensaiado corresponde à amostra entregue. Para isso, o relatório pode conter elementos de rastreabilidade, como:

• identificação do fabricante e do modelo;
• numeração do calçado avaliado;
• fotografias do produto ensaiado;
• descrição do cabedal, da estrutura e do solado;
• código ou identificação da amostra;
• data da realização dos ensaios;
• referência aos métodos utilizados.

A fotografia não substitui os resultados técnicos, mas ajuda a conferir se a aparência e os principais componentes do modelo ensaiado correspondem à amostra apresentada.

Como evitar divergências entre o produto ensaiado e o produto entregue?

Existe o risco de o produto submetido ao ensaio possuir combinação de componentes diferente daquela utilizada no fornecimento. Uma mudança no solado, na palmilha, na estrutura ou em outro elemento pode alterar o comportamento do calçado.

Para reduzir esse risco, o processo pode prever a comparação entre:

• o produto identificado no relatório;
• a amostra aceita durante a licitação;
• a ficha técnica apresentada;
• o produto entregue durante a execução do contrato.

Quando necessário e proporcional, a Administração pode conservar uma amostra de referência devidamente identificada, registrar fotograficamente a avaliação e prever verificações no recebimento.

Se houver diferença relevante entre o modelo ensaiado, a amostra aceita e o produto entregue, a equipe responsável deverá aplicar os procedimentos previstos no edital e no contrato.

O laudo de conforto é obrigatório em toda licitação?

A legislação não estabelece uma exigência automática e universal de laudo de conforto para toda aquisição de tênis escolar. A Administração deve avaliar a pertinência da comprovação de acordo com sua necessidade, os riscos, o público atendido e os resultados esperados.

Entretanto, quando o conforto for definido como requisito relevante, utilizar uma comprovação técnica objetiva pode ser mais seguro do que depender apenas de declarações do fornecedor ou de avaliação visual.

A exigência precisa estar tecnicamente justificada e ser formulada de maneira clara, proporcional e compatível com o mercado. Seu objetivo deve ser assegurar que todas as propostas sejam avaliadas pelo mesmo padrão, fortalecendo o julgamento objetivo e a igualdade entre os participantes.

Para aprofundar o tema, consulte também o artigo A importância dos laudos laboratoriais em licitações de calçados escolares.

O Termo de Referência deve exigir amostra?

A amostra pode ser útil quando características relevantes precisam ser verificadas antes da contratação ou durante os procedimentos previstos no edital.

A Lei nº 14.133/2021 admite a solicitação de amostra ou prova de conceito em situações previstas na legislação, desde que a necessidade esteja justificada e a exigência conste do instrumento convocatório. Isso não torna a amostra obrigatória em toda compra de tênis escolar.

Antes de adotá-la, a equipe deve definir:

• por que a amostra é necessária;
• quem deverá apresentá-la;
• em qual momento;
• qual será o prazo;
• quem realizará a avaliação;
• quais critérios serão utilizados;
• como o resultado será documentado;
• como será verificada a identidade entre amostra e produto entregue.

A disciplina da amostra deve ser revisada pela área jurídica do órgão conforme a regulamentação aplicável.

É possível indicar uma marca?

A referência a marca ou modelo é uma situação excepcional e deve ser formalmente justificada. Não é recomendável utilizar uma marca apenas para facilitar a descrição do calçado ou reproduzir o produto que o órgão já conhece.

Sempre que possível, a equipe deve definir requisitos de desempenho, qualidade e funcionalidade que possam ser atendidos por diferentes fornecedores.

Como definir os critérios de aceitação?

Os critérios de aceitação devem corresponder às características exigidas no Termo de Referência. A tabela abaixo apresenta apenas um exemplo ilustrativo de organização dessas informações. Ela não constitui modelo obrigatório e deve ser adaptada à necessidade, aos riscos, às especificações e à regulamentação aplicável a cada contratação.

Requisito	Forma de comprovação	Momento
Numeração	Conferência física e documental	Recebimento
Material declarado	Ficha técnica e inspeção	Proposta, amostra ou recebimento
Acabamento	Inspeção por critérios definidos	Amostra ou recebimento
Ensaio aplicável	Relatório correspondente ao produto	Momento previsto no edital

Os requisitos, documentos e momentos de verificação apresentados são meramente exemplificativos. A equipe de planejamento deverá definir, justificar e revisar os critérios efetivamente aplicáveis ao objeto antes da publicação do edital.

O que prever sobre entrega e logística?

O TR deve avaliar endereços de entrega, cronograma, entrega única ou parcelada, identificação das caixas, separação por escola ou numeração, acondicionamento, trocas e substituição de produtos rejeitados.

Condições logísticas mal definidas podem transferir problemas para a execução contratual. Por isso, devem ser planejadas antes da publicação do edital.

Como planejar a gestão e a fiscalização?

A equipe precisa identificar responsáveis pelo acompanhamento, documentos exigidos, verificações quantitativas e qualitativas, tratamento de não conformidades, prazos de substituição, condições de recebimento e critérios de pagamento.

O produto entregue deverá corresponder às especificações e, quando aplicável, à amostra e à documentação técnica aceitas.

Erros comuns na elaboração do TR

• copiar outro Termo de Referência sem adaptação;
• não verificar a matéria prima do solado;
• não verificar a construção do cabedal; 
• utilizar critérios subjetivos;
• exigir documentos sem explicar sua finalidade;
• não relacionar requisitos e critérios de aceitação;
• ignorar a grade de numeração;
• deixar a logística para depois da licitação;
• confundir amostra com avaliação subjetiva.

Checklist para revisar o Termo de Referência

• ☐ A necessidade está claramente identificada?
• ☐ O TR está coerente com o planejamento anterior?
• ☐ O público e as condições de uso foram considerados?
• ☐ Os quantitativos e a grade estão justificados?
• ☐ A descrição permite competição?
• ☐ Cada requisito possui finalidade definida?
• ☐ Os critérios são objetivos e verificáveis?
• ☐ Laudos e ensaios estão relacionados ao produto?
• ☐ A necessidade de amostra foi justificada?
• ☐ Locais, prazos e condições de entrega foram definidos?
• ☐ As regras de recebimento estão claras?
• ☐ O documento passou pelas revisões necessárias?

Conclusão

Elaborar um Termo de Referência para tênis escolar exige combinar planejamento público, conhecimento do objeto e critérios verificáveis.

O documento precisa orientar o mercado sem criar restrições desnecessárias, proteger o interesse público sem recorrer a exigências genéricas e permitir que a Administração acompanhe o fornecimento até o recebimento final.

O Governo Federal mantém modelos de licitações e contratos, e a AGU disponibiliza modelos de Termo de Referência para compras. Esses materiais devem ser adaptados à realidade e à regulamentação do órgão.

Se seu órgão está planejando adquirir tênis escolares, a Thinkers Calçados pode disponibilizar informações técnicas sobre materiais, modelos, documentação e referências de ensaios para apoiar a fase de planejamento. A definição dos requisitos e a aprovação do Termo de Referência permanecem sob responsabilidade da Administração.

Escrito por David Matos — CEO Thinkers Calçados.